Chia sẻ

Các hàm đếm trong Excel được ứng dụng vào rất nhiều công việc khác nhau. Trong đó, dân văn phòng sử dụng phổ biến nhất để đáp ứng nhu cầu công việc. Do đó, việc lưu lại các hàm đếm giá trị trong Excel và cách sử dụng hàm đếm trong Excel sẽ vô cùng cần thiết.

Ở bài viết này, các chuyên gia tại Dichvuchinhsuaanh.net sẽ hướng dẫn đến các bạn cách sử dụng hàm đếm trong Excel và ví dụ minh họa tương ứng. Mời các bạn cùng theo dõi sau đây nhé! 

Sử dụng hàm đếm trong Excel để làm gì?

Có lẽ mọi người đều biết được Excel là công cụ hỗ trợ lưu trữ và quản lý dữ liệu rất hữu ích. Bên cạnh các tính năng cơ bản như nhập và chỉnh sửa dữ liệu dễ dàng, công cụ này còn hỗ trợ người dùng xử lý các dữ liệu một cách nhanh chóng nhất. Điển hình như tính tổng, đếm dữ liệu hay thông số,… Với hàm đếm ký tự trong Excel luôn hỗ trợ tốt nhất. Trong đó, đếm hàm đếm số trong Excel là một loại phổ biến mà chúng ta không thể bỏ qua.

ham-countif-trong-excel
Sử dụng hàm đếm trong Excel để làm gì?

Hàm đếm trong Excel còn được gọi theo tên gọi khác là hàm Count. Đây là một trong số các hàm Excel cơ bản nhất. Nó sẽ cho phép người dùng tiến hành đếm một vùng bất kỳ hay đếm toàn bộ dữ liệu thuộc bảng Excel đó. Ví dụ, có một bảng liệt kê danh sách học sinh của một trường học (gồm họ tên và ngày tháng năm sinh). Nếu đếm theo cách thủ công để biết được trường học đó có tất cả bao nhiêu học sinh, bao nhiêu học sinh sinh năm 2002, bao nhiêu học sinh sinh năm 2003,… Do đó, việc sử dụng đến hàm Count trong Excel là một giải pháp nhanh chóng và chính xác nhất.

Các hàm đếm trong Excel và ý nghĩa của nó

Khi trong excel hỗ trợ rất nhiều hàm đếm khác nhau. Vì vậy, còn tùy thuộc vào việc người dùng muốn đếm gì để lựa chọn hàm đếm phù hợp. Sau đây là danh sách Các hàm đếm trong Excel và ý nghĩa của nó mà các chuyên gia tại Dichvu Chinh Sua Anh muốn chia sẻ đến các bạn. Hãy tiếp tục theo dõi sau đây nhé!

  • Hàm Count: Đây là hàm được sử dụng để đếm số ô có chữa dữ liệu thuộc 1 vùng bất kỳ hay toàn bộ bảng tính Excel.
  • Hàm Counta: Đây là hàm đếm số ô trong Excel có chứa dữ liệu. Hàm này sẽ không phân biệt về kiểu dữ liệu số hay kiểu dữ liệu ký tự.
  • Hàm Countif trong Excel: Đây là một loại hàm đếm trong Excel có điều kiện.
  • Hàm Countifs: Đây cũng là hàm đếm có điều kiện trong Excel. Nhưng lại là hàm đếm có nhiều điều kiện.
  • Hàm Countblank: Đây là loại hàm đếm trong Excel được sử dụng để đếm các ô trống trong bảng dữ liệu.
  • Hàm rank: Khi sử dụng đến loại hàm này, người dùng sẽ dễ dàng sắp xếp theo thứ tự trong Excel.
  • Hàm Average: Khi có nhu cầu tính trung bình cộng trong Excel, hàm này sẽ hỗ trợ người dùng thực hiện nhanh chóng nhất.
  • Hàng Column(s): Đây là loại hàm đếm số cột trong bảng Excel.
  • Hàm datedif / datedifs: Đây là hàm đếm ngày trong Excel, hàm đếm số tháng trong Excel và số năm. Vì vậy, thông qua 2 khoảng thời gian đã được định trước thì người dùng sẽ biết được tổng ngày, tháng, năm là bao nhiêu.
  • Hàm len: Đây chính là hàm đếm ký tự trong Excel hay còn được gọi là hàm đếm chữ trong Excel. Nó sẽ giúp người dùng đếm nhanh chóng và rất tiện lợi.

Qua những thông tin chia sẻ này, có lẽ các bạn đã thấy được tầm quan trọng của hàm đếm số lần xuất hiện trong Excel, hàm đếm số ngày trong Excel, hàm đếm dòng trong Excel,… Ứng với mỗi hàm sẽ có công thức và cách sử dụng khác nhau. Nên các bạn cần nắm rõ các công thức để tranh xảy ra tình trạng nhầm lẫn. Đồng thời, hay đảm bảo rằng bạn đã ứng dụng chính xác để hỗ trợ cho công việc hiệu quả nhất.

>>> Tìm hiểu ngay:

Cách sử dụng hàm đếm trong Excel đơn giản nhất và ví dụ minh họa

Để giúp các bạn hiểu rõ về cách sử dụng hàm đếm trong Excel. Các chuyên gia tại Dichvuchinhsuaanh.net sẽ chia sẻ một số thông tin chi tiết kèm ví dụ minh họa chi tiết nhất. Các bạn hãy tham khảo và áp dụng ngay nhé!

Hàm Count – Hàm đếm số lượng trong Excel

Đây là hàm đếm trong Excel hỗ trợ người dùng đếm số ô có chứa các dữ liệu thuộc một vùng dữ liệu nào đó đã được định sẵn. Hàm này chỉ áp dụng đúng đối với kiểu dữ liệu là số. Với cú pháp của hàm đếm số trong Excel này là: =Count (Giá trị 1, giá trị 2). Với giá trị 1 và giá trị 2 lần lượt là khu vực mà người dùng cần đếm số ô có chứa dữ liệu số.

ham-dem-so-lan-xuat-hien-trong-excel
Hàm Count – Hàm đếm số lượng trong Excel

Ví dụ: Với một bảng danh sách có tất cả 10 bạn học sinh có số điểm môn toán của 2 kỳ học trong năm. Với tổng điểm cả 2 kỳ của bạn nào dưới 10, có nghĩa là bị trượt (Ký hiệu Tr). Hãy đếm số học sinh trong bảng danh sách này đạt được điểm đỗ. Khi sử dụng đến Hàm đếm số lượng trong Excel, chúng ta sẽ nhập như sau: =Count(E3:E12). Ngay sau đó, hệ thống sẽ trả về kết quả là 7. Có nghĩa là có tất cả 7 bạn đỗ trong danh sách 10 bạn.

Hàm Counta – Hàm đếm số ô trong Excel

Khi sử dụng hàm Counta, người dùng sẽ biết được vùng dữ liệu trong bảng tính có bao nhiêu ô có chứa dữ liệu. Các bạn hãy lưu ý là Quan trọng là hàm đếm số ô trong Excel này khác so với hàm Count. Vì hàm đếm dữ liệu trong Excel Count chỉ hỗ trợ người dùng đếm dữ liệu số. Trong khi đó, hàm Counta sẽ không phân biệt đó là dữ liệu số hay chữ. Với công thức của Hàm đếm số ô trong Excel như sau: =COUNTA(Value 1, value 2, …).

ham-dem-ky-tu-trong-excel
Hàm Counta – Hàm đếm số ô trong Excel

Ví dụ: Chúng ta cũng sử dụng bảng Excel như ví dụ ở trên để áp dụng đếm số ô. Ở vị trí từ A3 đến E12 có tất cả bao nhiêu ô có chứa dữ liệu? Các bạn chỉ cần sử dụng công thức : =Counta(A3:E12). Ngay sau đó, kết quả được trả về là 47.

Hàm đếm trong Excel có điều kiện Countif

Đối với hàm đếm có điều kiện này, nó sẽ giúp việc quản lý tập dữ liệu lớn của người dùng một cách hiệu quả hơn. Khi các bạn chỉ cần đầu ra điều kiện tìm rồi tiến hành đếm đối với một vùng dữ liệu hay tất cả các dữ liệu thuộc bảng dữ liệu đó. Với Hàm đếm trong Excel có điều kiện có công thức như sau: =Countif(Range, Criteria). Trong đó, Range chính là vùng dữ liệu và Criteria là điều kiện đã được người dùng thiết lập. Đó có khả năng là chữ hoặc số.

ham-dem-so-luong-trong-excel
Hàm đếm trong Excel có điều kiện Countif

Ví dụ: Bạn muốn biết được trong bảng dữ liệu điểm số của các bạn học sinh này có tất cả bao nhiêu bạn được 6 điểm toán ở học kỳ 2. Chỉ cần nhập vào công thức của hàm đếm countif như sau: =Countif(D3:D12,“6”). Ngay sau đó, kết quả được trả về là 3. Có nghĩa là có rất cả 3 bạn có điểm 6 môn toán trong kỳ 2.

Cách sử dụng hàm đếm Countifs

Countifs cũng có công thức gần giống với hàm đếm Countif vừa được chia sẻ ở trên. Tuy nhiên, hàm đếm này sẽ hỗ trợ người dùng đếm ô dữ liệu với nhiều điều kiện cùng lúc. Với công thức của hàm như nhiều điều kiện như sau: 

=COUNTIFS(Criteria_range1,Criteria1,[Criteria_range2,Criteria2],…).

ham-dem-ngay-trong-excel
Cách sử dụng hàm đếm Countifs

Ví dụ: Cũng dựa vào bảng thống kê số điểm môn toán của 10 bạn học sinh. Yêu cầu đếm số học sinh được điểm 7 đối với cả 2 học kỳ. Khi áp dụng công thức của hàm đếm nhiều điều kiện, ta có: =COUNTIFS(C3:C12,”7″,D3:D12,”7″). Sau đó, hệ thống dữ liệu sẽ nhanh chóng trả về kết quả là 2. Có nghĩa là có 2 bạn học sinh đạt được điểm 7 ở cả hai học kỳ.

Hàm đếm Countblank

Countblank là một hàm đếm hỗ trợ người dùng đếm tất cả các ô trống thuộc vùng dữ liệu mà người dùng đã chọn. Có nghĩa là những ô trong vùng chọn không được nhập bất kỳ dữ liệu số hay chữ nào. Vì vậy, hàm đếm này sẽ phù hợp đối với những người dùng muốn liệt kê một danh sách dài. Với công thức của hàm đếm ô trống trong bảng dữ liệu như sau: =COUNTBLANK(RANGE)

ham-dem-chu-trong-excel
Hàm đếm Countblank

Ví dụ: Trong bảng danh sách gồm 10 học sinh ở trên, có một số bạn không đạt điểm lên lớp. Vì vậy, ô tại cột Đỗ/đạt của các bạn này sẽ bị bỏ trống. Vậy, hãy đếm xem có tất cả bao nhiêu bạn học sinh không đạt ở trong danh sách này. Có nghĩa là yêu cầu đếm số ô bị bỏ trống tại cột Đỗ/đạt. Các bạn chỉ cần nhập hàm đếm số ô trong Excel với công thức như sau: =COUNTBLANK(E3:E12). Ngay sau đó, hệ thống sẽ trả về kết quả là 3. Như vậy, sẽ có tất cả 3 bạn trong danh sách 10 bạn không đạt.

Cách sử dụng hàm Rank

Hàm Rank sẽ hỗ trợ người dùng thực hiện tìm kiếm về thứ hạng của một số bất kỳ trong danh sách các số. Với cú pháp hàm Rank như sau: =RANK(number, ref, [order]). 

Trong đó: 

  • Number: Đây là số mà người dùng cần tìm kiếm thứ hạng. Ví dụ như những giá trị cụ thể cần tìm.
  • Ref: Đây là mảng cần tham chiếu các số.
  • Order: Là số chỉ rõ cách xếp thứ hạng.

Hàm Average trong Excel

Đối với những người dùng tính trung bình cộng của các dãy số thường xuyên. Hàm Average này là một giải pháp vô cùng hiệu quả. Khi hàm Average hỗ trợ người dùng tính toán một dãy số rất dài. Cuối cùng, kết quả hệ thống đưa ra là giá trị trung bình cộng. Có nghĩa là giá trị tổng của tất cả các số có trong dãy chia cho số lượng các số có trong dãy đó. Với công thức sử dụng hàm Average như sau:

=AVERAGE(Number1, [Number2], [Number3],…)

cac-ham-dem-trong-excel
Hàm Average trong Excel

Ví dụ: Khi bạn cần tính trung bình cộng cho tất cả các điểm số môn toán trong học kỳ 1 của các học sinh. Bạn chỉ cần nhập vào công thức hàm Average: =AVERAGE(C3:C12).

Hàm đếm số cột Column

Column là một trong những hàm đếm trong Excel. Thông qua hàm này, người dùng sẽ biết được ở vùng dữ liệu cần kiểm tra số cột từ ô tham chiếu nào đó. Với cú pháp của hàm đếm số cột trong Excel như sau: =COLUMN([reference]). Với reference là phạm vi người dùng cần thực hiện tham chiếu để biết được số cột chứa ô tham chiếu.

ham-dem-so-ngay-trong-excel
Hàm đếm số cột Column

Ví dụ: Hãy kiểm tra xem ô C6 thuộc bảng giá trị ở hình trên nằm ở cột thứ bao nhiêu? Các bạn chỉ cần áp dụng đến hàm đếm số cột trong Excel: =COLUMN(C6). Ngay sau đó, hệ thống sẽ trả về kết quả cho bạn biết ô tham chiếu C6 thuộc cột thứ 3 trong bảng.

Hàm đếm ngày, tháng Datedif

Hàm đếm ngày trong Excel có cú pháp như sau: =DATEDIF(start_day,end_day,unit). Trong đó:

  • Start day: Đây là ngày đầu tiên trong bảng Excel mà người dùng cần đếm.
  • End day: Đây là ngày kết thúc trong khoảng thời gian cần đếm số ngày, tháng và năm.
  • Unit: Đây là phân loại kết quả khi hệ thống trả về. Người dùng cần lưu ý khi phải nhập vào trong dấu nháy kép.

Một số lưu ý khi sử dụng hàm đếm trong Excel mà người dùng nên biết

Sau đây, các chuyên gia tại Dichvuchinhsuaanh.net sẽ bật mí đến các bạn một số lưu ý khi sử hàm đếm trong Excel:

– Hàm COUNTIF sẽ không phân biệt về yếu tố chữ hoa, chữ thường thuộc trong chuỗi văn bản. Ví dụ: chuỗi “dichvuchinhsuaanh” và chuỗi “DICHVUCHINHSUAANH” sẽ giống nhau.

– Khi sử dụng hàm COUNTIF(S), các bạn có thể sử dụng đến ký tự đại diện là dấu chấm hỏi (?) hoặc dùng đến dấu sao (*) trong criteria.

Một dấu chấm hỏi (?) sẽ tương ứng với một ký tự đơn lẻ bất kỳ. Ví dụ:

Một dấu sao (*) sẽ tương ứng cho chuỗi ký tự bất kỳ. Ví dụ:

Khi bạn muốn tìm kiếm dấu chấm hỏi (?) hoặc dấu sao (*) thực sự. Chỉ cần bạn nhập một dấu sóng (~) ở phía trước ký tự đó là được.

– Khi thực hiện đếm giá trị văn bản, các bạn cần đảm bảo dữ liệu đó không có chứa khoảng trắng tại vị trí đầu cũng như ở cuối.

– Nên dùng phạm vi có tên: Hàm COUNTIF sẽ hỗ trợ cho những phạm vi có tên ở công thức. Với cách đặt tên đối với phạm vi như sau:

Đầu tiên, bạn tiến hành chọn vùng cần đặt tên. Sau đó, click chuột phải và chọn vào Define name. Tại đây, bạn chỉ cần gõ tên của vùng bạn muốn đặt vào ô Name tương tự như hình dưới và nhấn nút OK.

Sau khi đã đặt tên thành công, bạn có thể sử dụng tên của phạm vi đó để thay thế cho phạm vi trong công thức. Ví dụ:

Lưu ý: Phạm vi có tên này có khả năng nằm trong trang tính hiện tại. Cụ thể hơn là một trang tính khác thuộc cùng một sổ làm việc hay trang tính nằm trong cửa sổ làm việc khác. Để tiến hành tham chiếu trên một sổ làm việc khác, bắt buộc sổ làm việc thứ hai này phải được mở.

Kết luận

Đó là những thông tin chia sẻ về các hàm trong Excel mà các chuyên gia tại Dịch Vụ Chỉnh Sửa Ảnh Photoshop đã gửi đến các bạn. Hy vọng qua sự Hướng dẫn cách sử dụng hàm đếm trong Excel và ví dụ minh họa cụ thể. Tất cả đã giúp các bạn hiểu rõ và sử dụng để hỗ trợ công việc tốt hơn nhé! Hãy nhớ thường xuyên truy cập vào website Dichvuchinhsuaanh.net để cập nhật thêm nhiều kiến thức hữu ích mỗi ngày.

BÌNH LUẬN

Vui lòng nhập bình luận của bạn
Vui lòng nhập tên của bạn ở đây